На проведение 2-дневного фестиваля «Цифровая история: Россия на Западе» в Драмтеатре потратят порядка 3 млн руб. За проведение соответствующих тендеров отвечал Центр по обслуживанию учреждений культуры и реализации культурных программ (структура подчиняется министерству культуры и туризма). 

Тендер на разработку сценария фестиваля был объявлен только 2 июня, протокол подведения итогов датируется 9 июня. Сам фестиваль должен пройти уже в субботу и воскресенье 20 и 21 июня. За 11 дней до этого победивший подрядчик должен был разработать сценарий мероприятия, который включал бы выступление не менее 12 спикеров в течение 2 дней. 

Темы фестиваля, под которые необходимо было подобрать выступающих, посвящены в основном региональной истории и ее связи с общероссийскими и мировыми событиями. В частности, на фестивале пройдут лекции на темы «Орден убийцы Распутина: великий князь Дмитрий Павлович в Восточной Пруссии», «Безоговорочная капитуляция: опасные переговоры о сдаче Кёнигсберга в апреле 1945 года», «Прорыв блокады Калининграда: освобождение Балтики от нацистских мин», «Холодная война в Калининградской области», «Великое открытие: калининградец в открытом космосе» и другие. 

Не менее 5 спикеров, согласно условиям технического задания, должны иметь ученую степень. Не менее 9 спикеров должны быть из других регионов РФ. Допускается привлечение в качестве спикеров блогеров, но их аудитория должна быть не менее 40 тыс. человек. Список выступающих подрядчик должен был предоставить заказчику в течение трех дней с даты заключения контракта. 

В сценарий необходимо было включить музыкальное сопровождение и художественные номера. 

Начальная цена контракта составляла 1,5 млн руб. На участие в запросе котировок было подано 2 заявки. Контракт заключен с Волгоградской государственной академией последимпломного образования, которая снизила цену до 1,3 млн руб., второй претендент был готов выполнить работы за 1,39 млн руб.

ГАУ «Волгоградская государственная академия последипломного образования» — подведомственное учреждение комитета образования и науки Волгоградской области. 

Второй запрос котировок включал уже непосредственно услуги по организации самого фестиваля. Начальная цена тендера составляла 2 млн руб. Контракт получило московское ООО «Поставщик номер один» Ильи Холтобина, снизив цену до 1,7 млн руб. Конкуренты «Поставщика» были готовы выполнить работы за 1,8 млн и 1,89 млн руб. Протокол подведения итогов также датируется 9 июня.

Победивший подрядчик должен подготовить комплексную программу проведения фестиваля, организовать выступления 12 спикеров на всё те же темы. Спикерам из других городов подрядчик должен обеспечить транспортную логистику в Калининград и проживание в гостинице уровнем не менее 3*. Также он должен организовать исполнение музыкального произведения «Довоенный вальс» артистом театра или кино.

Фестиваль «Цифровая история» пройдет в Калининграде уже в четвертый раз и является авторским проектом историка Егора Яковлева. Среди участников фестиваля, помимо самого Яковлева, в этом году заявлен публицист и блогер Евгений Норин, директор Музея янтаря и исполнительный директор регионального отделения Российского военно-исторического общества  Константин Петунин, историк Наталья Карушкина (принимала участие в программах Егора Яковлева), кандидат исторических наук Вячеслав Самоходкин (также принимал участие в программах Яковлева), член Федерации космонавтики Андрей Емельянов, калининградский писатель фантаст Сурен Цормудян (спикер по теме «Холодная война в Калининградской области) и др.